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许昌陶瓷职业学院档案管理办法

2020-10-19 10:18:00 点击：

第一章总则
第一条 为了加强对学校档案工作的领导，提高各类档案的管理水平，有效的保护和利用档案，为了学校各项工作服务，为社会服务，根据《中华人民共和国档案法》和国家教委《普通高等学校档案管理办法》与《高等学校档案工作规范》等法规，结合学校实际，制订本办法。
第二条 许昌陶瓷职业学院档案包括建校以来学校在从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、图纸、声像等不同形式的历史记录材料，由学校综合档案室集中统一保管。
第三条 学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，是学校各项工作的重要组成部分，是反映和维护学校历史真实面貌的一项重要事业。学校应把档案工作纳入总体的发展规划，纳入议事日程、纳入教学、科研和行政管理人员职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
第四条 综合档案室必须严格执行国家、学校保密制度，在确保档案安全和国家机密的前提下，按规定搞好对外开放利用。
第二章收集归档制度

第五条 为加强学校各类档案的收集工作，确保档案的完整性，特制订本制度。

（一）凡是在学校各项工作活动中（含校内外）形成的具有保存、考查、利用价值的各种门类和载体的文件材料，声像及实物，均属归档范围；任何部门和个人不得据为己有。
（二）除电传材料需要复印存档外，一般应原件存档，各类材料的电子文件应与纸质材料一并归档。

（三）归档的各类材料、报表等要求字迹清晰，纸质优良，左边留出2-2.5厘米的装订边，签字手续完备；严禁用纯蓝、红蓝水、铅笔、圆珠笔和蓝色复写纸写，严禁使用双面胶进行粘贴。

（四）各部门移交档案时，填写移交清单，逐条核对并签字。

（五）电子文件（电子文件是指在数字设备中产生，以数码形式储存于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。完整的电子文件包括内容、背景和结构三要素）实行集中统一管理，归档方式包括逻辑归档和物理归档。

（六）逻辑归档（是指在计算机网络上进行，不得改变原储存方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。）的电子文件，移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、账目一致、手续清楚。
（七）物理归档（是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程）的电子文件做到外观完好，整洁无损，确保上机测试无病毒和百分之百的准确率。
第三章档案保管制度

第六条 为维护档案的完整与安全，便于档案的利用，特制订本制度。

（一）必须建立各类档案移交目录、借阅登记表、归档文件目录、案卷目录、卷内目录，定期进行核对，发现问题及时处理。

（二）接收档案时要按规定办理交接手续，接收后要及时进行分类、编目、扫描、录入等项整理工作，编制必要的检查工具。
（三）涉密文件由档案工作人员统一管理，阅办涉密文件必须在办公室或安全保密地方进行；涉密文件应存放在保密柜内，对密级文件必须实行专人保管、专册登记、专柜存放，个人不得私自保存涉密文件资料。
（四）各类档案调阅完毕，必须及时入库，上架时要仔细核对档案柜标识与档案号一致，避免排列错误。
（五）到期档案的销毁要按照销毁制度办理，任何档案工作人员不得自行销毁档案。

（六）如遇档案遗失或损坏，直接责任人或保管人需及时写出书面情况报告，按《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案工作规范》有关规定，根据情节轻重进行处理。

（七）档案库房应配置温度计、灭火器、复印机、扫描仪、空调等设施。

（八）档案库房要坚固，并有“八防”措施，即防盗、防火、防尘、防鼠、防虫、防潮、防高温、防强光等设施。
（九）入库档案应按不同门类、载体分别排列。档案柜从库房入口处开始自左向右编排柜号，档案在柜架中的排列次序为：从上到下，从左到右。
（十）定期对库房进行安全检查，作好记录，发现问题及时处理。对破损、褪变的档案要及时修补、复制、确保档案的安全。
（十一）档案工作人员因工作调动必须严格履行交接手续，在交接手续未办理清楚之前，不得离职。
第四章档案借阅制度

第七条 为方便档案的利用，又确保档案的安全完整，特制订本制度。

（一）查、借阅档案，必须办理借阅手续。本校档案主要供校内各职能部门使用，原则上不对外提供查阅。外借原件需办理特批手续，并严格限制借出时间。
（二）查阅档案者，未经档案工作人员同意不得摘抄、复制、拍照等，重要的档案资料需经主管领导同意。
（三）借、查阅各类档案应严格遵守档案管理制度，不得将档案任意拆卷、撕页、污损、涂改、划杠、折角、添字等，如发现有上述情况者，按《中华人民共和国档案法》与《高等学校档案工作规范》等法规进行必要处理。
（四）借阅档案者，不得超过10天，利用完后应及时归还，由档案工作人员核对无误，方能签收；超过借阅日期应办理续借手续，一律不得转借。
（五）建立《档案借阅登记》薄，借阅者进行登记，以便档案统计工作的顺利进行。
第五章档案员岗位职责

第八条 为了学校档案工作的规划、规章制度和管理细则，并组织实施，特制订本制度。

（一）认真执行国家有关档案工作的方针政策，法律、法规和标准。

（二）热爱本职工作，刻苦钻研档案业务知识，努力提高自身业务素质，熟悉室藏档案情况，积极做好档案的开发利用工作。
（三）认真做好档案的收集、分类、整理、保管等项工作，对超过保管期限的档案向领导提出存毁意见。
（四）严格遵守档案保密制度，不得擅自向其他人提供学校档案资料或泄露档案机密。
（五）维护档案的完整和安全，坚持原则，严格执行学校档案的各项规章制度。
（六）监促并指导各部门兼职档案员工作，认真做好档案统计工作，协助搞好学校档案考核工作。
第六章档案保密制度

第九条 根本学校有关档案安全、保密规定，制订本制度。

（一）档案工作人员和接触档案人员，必须严格执行安全保密制度，维护档案的安全和完整，认真做好档案的安全保密工作。
（二）档案在归档、整理、保管、鉴定、销毁、提供利用等各个环节中都应注意保密。

（三）档案的提供利用、复制、摘抄等应根据秘密等级履行审批手续。

（四）每天工作完毕后，必须把取出的档案材料及时放入档案柜内并锁好档案柜，室内废纸全部销毁。

（五）与本室无关的人员，不得随便进入库房，不得浏览参观各种档案资料，任何人严禁携带档案外出。

第七章归档的范围

第十条 文件材料的归档范围

（一）党政档案

主要包括党委、校行政及所辖范围的各个部门的各种会议文件会议记录，会议纪要、工作计划、规划、方案、汇报、总结、规章制度、统计报表；特别是全局性、综合性的文件材料及上级来文中针对学校的指示性、指导性文件。

（二）教学档案

主要包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材以及在教学管理、教学实践和教学研究活动中形成文件材料，特别是教学实践各个环节中形成的不同载体的文件材料。

（三）科研档案

主要包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面活动中形成的文件材料。重点是学校承担的科研项目、特备是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。

（四）基建档案

主要包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等包括竣工图在内的全套图纸。

（五）设备档案

主要包括综合管理、仪器设备项目令据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修随机图样等的文件材料，特别是价值5万元以上的仪器设备项目各环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机技术文件。

（六）出版档案

主要包括综合管理的学校编辑出版的学报，校报和学术刊物以及出版物的审核单、样书等，重点是出版活动各个阶段形成不同载体的文件材料。

（七）外事档案

主要包括综合管理材料、全校人员出席国际学术会议、出国考察、讲学、合作研究、访问、进修；学校聘请的外教专家、港澳台专家与教师在教学、科研及其他活动中形成的文件材料；留学生学籍、成绩及留学生工作等活动中形成的不同载体的文件材料。

（八）财会档案

主要包括综合管理文件、会计账簿、会计报表、工资清册等。
第八章归档时间与档案移交手续

第十一条 归档时间

（一）校级机关当年形成的档案和能按年度归档的部门，于次年五月底前归档。

（二）教学部门和能按年度归档的部门，应在次学年度十一月底前归档。

（三）科研、基建、学校论文等应在鉴定、竣工和授予学位后的三个月内归档。

第十二条 档案移交接收手续

档案综合室接收档案时，首先应检查案卷质量，符合要求后，方可进行收卷。移交时档案工作人员与移交人共同清点，经查对无误，方可办理登记与签收手续。

许昌陶瓷职业学院办公室档案科

2020年8月28日