许昌陶瓷职业学院院长办公室管理制度
2020-08-06 16:09:10 点击：
一、院长办公室工作职责
(一)院长岗位职责
1.院长是学院行政的最高负责人，在上级主管机关的领导下，对内担负学院行政工作的全面领导责任，实行依法治校；
2.带领广大教职员工坚持四项基本原则，认真开展贯彻党的路线，方针政策，和上级指示决定，全面贯彻党的教育方针，与时俱进，开拓创新，努力办特色学院，实现跨越式发展；
3.领导并负责制定和审定学院的长远规划，工作计划基建方案，财务预决算等重大问题；
4.建立以教学为中心的行政指挥系统，健全各项规章制度加强检查指导，完善学院的管理工作，积极推进教育教学方面的各项改革，提高学院整体管理水平；
5.对学院的教学、科研、人事，保卫、财务、总务、实验、实习、实训、招生等进行决策和指挥；
6.领导、督促、检查学院的教学和总务工作，努力提高教学质量，改善教学条件，完善教学设施，提高教职工的生活水平；
7.直接领导学院办公室、财务室人事处等行政部门的工作；
8.加强教职工队伍建设，不断提高教职工的综合素质，严肃院风院纪，搞好精神文明建设和校园文化建设；
9.加强学生思想政治和德育工作，关心学生成长，使学生在德、智、体、美等各方面全面发展；
10.负责主持院长会议、行政工作会议、院长办公室会议，协调各行政机构工作，充分发挥各部门的作用；
11.审批以学院名义发出的各类文件、报表，批办上级来文，处理涉外事宜，做好必要的对外接待工作；
12.定期向上级主管部门汇报学院工作。
(二)教务副院长岗位职责
1.认真执行党的教育方针和国家的法令、法规，上级指示和学院决议，以提高教学质量为中心，搞好教学部门的各项教学和管理工作；
2.组织制定教学工作的长远规划，专业教学计划，教学大纲以及各类实践性教学文件和资料，并贯彻实施；
3.负责审核教学各系(部)处室的工作计划及总结，下达教学任务，组织教学检查和教学质量评估；
4.负责领导制定实验实习实训教学计划，实验室建设规划以及管理制度；
5.负责主持教学部门工作会议，搞好教学检查与评比工作，组织交流教学工作经验，研究教学改进措施。
6.负责聚抓教学质量，深入教学第线，参加教学研究，教育教学改革活动，指导专业建设，办好重点专业；
7.负责招生与就业信息，及时了解社会要求，根据社会需要进行教学改革；
8.负责搞好师资队伍建设，制定专兼职教师队伍建设规划，的工作积极性；
9.负责全院性教学研究活动，做好教师职称评定和聘任工作；
10.负责组织分管处室的政治理论学习和业务学习；
11.直接领导教务处，实验实训现代技术中心，教育研究督导室等处室的工作；
12.办助院长做好教学人员，教辅人员和学生思想政治教育工作有；
13.完成院长委托的其他有关教学方面的工作任务，定期向院长汇报有关教学。
(三)总务副院长岗位职责
1.认真贯彻执行党的教育方针和政策以及上级主管部门的指示和学院决议，领导后勤系统职工树立为教学服务的思想，搞好服务育人工作；
2.根据学院工作计划，组织制定实施后勤工作计划，建立健全各项规章制度，不断提高科学管理水平;
3.负责领导学院基础建设，物资管理，房产管理、食全管理、医疗卫生、环境绿化、计划生育、后勤服务等工作，努力改善师生的生活、工作、学习条件；
4.加强后勤队伍建设，不断提高业务素质和思想水平，关心群众生活，调动全院师生的积极性和主动性，促进各项事业健康发展。
5.负责搞好食堂管理，完善经济承包责任制，不断提高伙食质量、卫生标准和服务态度，争创省级高校达标食堂；
6.负责组织制定后勤基本建设发展规划，经审批后实施;
7.负责组织分管处室的政治理论学习和业务学习，做好思想政治教育工作;
8.直接领导总务、伙食、基建、医务各部门及校办产业的工作;
9.完成院长交办的其他有关后勤工作任务。
(四)院长办公室岗位职责
1.负责学院行政工作计划、总结、规划、报告、决议、通知等起草工作；
2.负责行政公文的日常处理;
3.协助院长组织、协调、检查、督促各行政部的工作;
4.负责机要文件的收发、传阅和催办；
5.根据学院决定及领导指示，深入实际调查研究，总结经验，为领导决策提供有价值的意见和建义;
6.负责学院院印及院长印章的管理及使用工作，审核各行政单位印章的刻制，启用及旧印章的收缴和销毁，做好开具行政介绍信工作；
7.组织安排全院性行政方面的重大会议和活动，负责院长主持召开会议的准备、通知，记录及纪要的整理工作，并督促、检查会议决定的执行情况，并负责会议室。报告厅及学术厅的管理工作；
8.负责组织协调各部共同办理的综合性工作；
9.负责接待，处理日常行政工作和群众来信，来访，院长信箱信件等事宜；
10.负责全院作息时间、节假日及其值班安排事宜；
11.负责院领导、院办固定资产的管理工作，负责全院值班补助、电话补助的实核、造表工作；
12.负责上级机关、兄弟单位来院视察、参观、访问、联系等的接待工作和院领导的外勤服务工作；
13.负责学院“三级管理考核”的资料修订，督查落实和奖金分配等工作；
14.负责组织开展学院的对外联络合作和公共关系工作，并负责以学院名义发贺信、贺电和校情介绍等；
15.负责学院法人证书、组织机构代码、统计登记证及院领导身份证复印件、照片的使用和保管工作;
16.负责办理院领导日常办公事务和各项服务工作，做好院领导交办的事项；
17.负责档案的查阅、借阅和编研、开发及开展档案学术研究和交流活动等工作，并负责图书馆的建设和管理;
18.负责学院的人事工作；
19.负责学院的计划生育及其他相关工作;
20.负责完成上级部门交办的其他各项工作。
(五)行政例会
1.院长总结前段各项工作进展情况，通报学院的有关规定，布置近期行政工作；
2.分管院领导所布置的工作;
3.各部门通报、沟通、协调相关行政工作;
4根据工作计划，行政例会原则上每周安排一次。
(六)全院职工大会及会议纪律
1.全院教职工参加，由院领导向全院教职工报告学院行政工作情况，安排行政工作任务，表彰先进等;
2.全晓职工大会由院办组织召开，根据工作计划每学期召开3至4次，若有特殊工作需要，可临时召开全院职工大会；
3.会议应议题明确，议程合理，会议组织者应做好会议通知，考勤、会务等各项工作；
4.与会人员应按时到会，不迟到、早退，有事请假不得缺席，无放不参加者给予通报批评；
5.与会人员开会期间手机应调振动状态或关闭，保持会场安静，不在会场内随意走动，以免影响会议效果；
6.会议精神应及时传达落实，防止出现形式主义。
二、院长办公室规章制度
(一)公文处理管行规定
学院行政公文是学院在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文处理指公文的办理、管理、立卷、归档等系列相互关联、衔接有序的工作。院长办公室是我院行政公文处理的管理机构，主管全院的行政公文处理工作并指导各单位的公文处理工作。为使我院行政公文处理工作规范化、制度化，科学化，同时提高行政部门工作效率和质量，依据国务院《国家行政机关公文处理办法》及上级有关规定，特制定本办法。
（1）公文种类
决定:适用于对重要事项(工作)或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项；
公告:适用于向学院内外宣布重要事项或者法定事项；
通告:适用于公布全院各有关方面应当遵守或者周知的事项；
通知:适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文。传达要求各单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，发布规章，任免人员；
通报:适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况；
报告:适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问或者上级交办的事项；
请示:适用于向上级机关请求指示、批准;
批复:适用于答复校内各单位的请示事项；
意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法；
函:适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项；
会议纪要:适用于记载、传达会议情况和议定事项。
（2）公文格式
公文通常由眉首、主题和版记三大部分组成；
公文眉首部分包括:秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识(也称公文版头，一般套红印制）、发文字号、签发人等；
公文主体部分包括:标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期(印章)等;
公文版记部分包括:附注、主题词、抄送机关，印发单位、印发日期等。
（3）公文处理程序之发文
发文处理是指公文拟稿到发出和保管的整个运行过程。发文处理程序包括:交拟-拟搞-审核-签发-缮印-校对-用印-登记-分发-投送-立卷-归档-销毁等环节。
交拟是领导人将撰写公文的任务交给有关撰稿人员，它包括指定作者和明确任务两项内容。交拟内容要尽量详细,要向撰稿人员交政策、交意图、交要求、交写法;
拟稿是关系公文质量优劣的关键性环节，要求内容准确、主题突出观点鲜明、表达确切。撰稿人员完成写作任务后，要在文稿首页附上发文单,并按要求填写有关栏目;
审核是对公文草稿的市查核对,其主要任务就是对报拟出的文稿，从内容到形式上进行总的把关。凡是以院行政名义的行文,在送交院领导审批签发之前，均应送交院长办公室进行审核，然后送院领导签发;
签发是单位领导人对审核过的文稿进行最终审定并签署印发。草拟的文稿经签发即成定稿。签发文稿要按归口签发的原则进行。一般来说，先由分管领导人签发，然后由主管领导人签发。对于未经学院办公室审核而直接送院领导的文稿,院领导一般不应签发，防止造成文稿“倒流”。领导人在发文单上填写的签发意见要明确，要签署姓名和时间。签发完毕后，办公室工作人员要进行发文登记和发文编号；
缮印是根据领导人签发后的定稿，经过纳写或印刷制成正式文本。缮印要忠于定稿，印制格式要规范，要力求使每一份公文的外观形式都端庄、 美现、大方同时要注意做好保密工作;
校对是保证公文文字准确，避免出现错漏的重要环节。要严格按照校对要求和步骤进行校对,要正确使用校对符号并遵守使用规则;
用印是指在制成的公文落款处加盖发文单位的印章。除会议纪要外,其它公文一律要加盖印章。用印要以领导人签发为依据，要注意名称的统一 ,要保证印章字样的端正、清晰;
发文登记是对准备发出的公文进行统一记载，以便对发文进行清点、统计、控制、查找和回收。发文登记的项目要合理,登记要准确;
分发是依照发文的范围，对印制后的公文点份、写封、拣配、装封和加封。向外发出的涉密公文除了要封口之外,还要密封;
投送是通过一定形式，将公交送到受文单位。投送要准确、及时、安全,要严格履行登记手续。涉及国家秘密的公文要通过机要通讯部门投送;
立卷是各单位根据卷的分工将处理完华的具有在考和保存价值的公文，按照它们之间的联系组成宾卷。立卷要遵循公文形成的规律，保持公文之间的历史联系，便于保管、查找和利用的原则。立卷前，应参照归档范围,将需要归档指的公文收集齐全。学院档案室负责指导立卷工作;
归档是将一年来立成的所有案卷移交给学院档案部门集中保管;
销毁是对没有归格和存在价值的公文，经过鉴别和有关领导人批准后，定期销毁,销毁涉及国家秘密的公文要履行严格的登记和批准手续，并抽两人以上进行监销。
（4）公文处理程序之收文
收文处那是推对收进的交进行办理有保信的整个过程。收文处理程串包括签收-拆封-登记-筛选- 分发-传阅-拟办-批办-催办-查办-办复-立卷-归档-销毁等环节。
签收是收到公文后在对方送件登记簿上签字。签收时要认真细致做好检查、清点工作，核实无误后在送件登记簿上签署姓名和时间。行政系统的公文以及参加会议带回的文件材料统一由学校办公室签收;
拆封是办公室工作人员特有的职责,除被授权外,其他人员一律不得擅自拆封。对拆封后取出的公文要仔细清点，如发现有出入,应立即采取措施;
收文登记是对收到的公文，按照-定的要求进行编号,并记录公文的来源、时间、标题、去向和处理结果的工作。登记可采取簿册式登记、卡片式登记、联单式登记和电脑登记。登记时要逐项填写项目，防止出现漏登、重登和跳号现象。收文登记后，要在公文右上角加盖收文章;
筛选是对收文进行鉴别和类。通过筛选将重要的公文,分别缓急先后送领导人阅读,从而有效地减轻领导人的阅文负担，提高工作效率;
分发是将筛选后的公文分别送有关领导人、有关单位或承办人员。分发要保证主要领导、主管领导和主办单位的箭要优先分发。对于不能确定承办单位的公文，应按领导的批示意见分发;
传阅是办公室人员组织有关领导和单位轮流阅读公文。对于平件一般采取轮辐式传阅法(分传);对于急件、绝密件和密码电报采取专人送阅法;还可以利用机要阅文室集中阅读公文。传阅公文要严格控制阅读范围。办公室工作人员在组织传阅过程中要勤送、勤取、勤催;
拟办是办公室的负责同志对收文进行阅读后，提出初步处理意见,供领导同志斟酌参考。拟办意见要准确可行、简明扼要,并填写在“收文处理单"，的“拟办意见"栏内;
批办是单位领导人对收文如何办理作出批示意见。批办意见要明确提出处理的原则和方法,明确指定承办部门或承办人,并签署姓名和时间。批办意见要填写在“收文处理单”的“批办意见"栏内;
承办是有关单位的工作人员,根据领导的批办意见，按照来文的内容和要求,具体办理和执行来文精神。承办要落实责任、分清主次先后。对于需要几个单位会办的公文,主办单位要主动牵头,做好协商工作，协办单位要积极配合;
催办、查办是办公室工作人员对需要办理答复的公文，根据缓急情况和承办时限的要求,对承办单位及时进行督促、检查、催办、查办要注重实效,在落实上下功夫。常用的方法有:打电话、发函和登门催办、查办;
办复是在办理完毕后，将承办情况和结果及时向批示领导人和来文单位答复。需要办复的公文，无论上级、下级，还是平级和不相隶属单位的，都应做到件件有着落,事事有结果。办复后,承办者应将办复的结果、办复的形式及办复人的姓名、办复时间填写在“收文处理单”的“处理结果"栏内;
立卷、归档、销毁环节的工作要求与发文处理程序中的有关环节基本相同。
（5）公文处理要求
符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策及有关规定;
党政办公室对以党委和学院名义发出的文件，要做好审核工作，审核是否需要行文、公文内容、文字表述、文种使用、格式等是否符合有关规定，然后送分管院领导签发、内容和文字负责;
文件签发后，文书工作人员要做好文件的编号、缴写、抑、盖印和分发等工作。如遇有疑问或发现错误时，应向拟、核稿人在明修正，缮印文件律由拟稿单位校对， 要求做到缮印请晰、整洁，不出差错。公文除会议纪要外应当加盖印章。联合上报的文件，由主办机关加盖印章，联合下发的文件,联合机关都应加盖印;
以院党委和校行政名义发出的文件和底稿，应留存党政办公室;
情况要属实,观点要明确，条理要清楚,层次要分明，文字要精练，书写要工整，标点要准确，篇幅力求简短;
人名、地点、教学、引文要准确，时间应写具体的年、月、日,用词要准确，规范，在使用简称时，应先用全称,并加以说明,不写不规范的字;
公文中的数字,除成文时间,部分结构层次、序数和词、词组、惯用语、缩略词具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数码;
引用公文，应注明发文时间、时间、标题和文号;
正式文件均应使用发文稿纸拟稿，并准确确定文件的体式,应写明文件的标题,主送或抄送机关，印发份数。拟稿或部门负责人均应签字。文件应当标注主题词，上报的文件应当按照上级机关的要求标注主题词;
起草，修改或签批公文应使用规定的书写工具;党委或行政转发的文件，由党政办公室起草批语。
（三）信访工作管理暂定办法
为了保持学院各部门]同广大师生群众的密切联系,保护信访人的合法权益，维护信访秩序,根据国务院《信访条例》的有关规定，结合我院实际，制定本办法;
本办法所称信访,是指学院师生员工以及与学院各部门或师生员工有关联的当事人或组织采取书信、电话、传真、电子邮件、走访等形式,向学院各单位反映情况,提出意见、建议和要求,并由学院各单位按照规定进行处理的活动;
信访工作应坚持为学院工作的大局服务、为学院的改革和发展服务、为全院师生员工服务的原则;坚持分级负责、归口办理，谁分管、谁负责,遵循依法解决问题与思想疏导教育相结合的原则;对于学院各单位收到的信访事项,属于本单位职责范围内的，由各单位负责受理;属于其他单位职责范围内的，应及时上交学院办公室,由学院办公室批转给有关部门、单位受理;需要由学院解决的，应及时上交学院办公室受理;
信访工作人员发现来访人员有心理疾患的,应当立即通知其所在单位或者监护人将其接回;对不能控制自己行为、妨碍信访秩序的精神病人,可通知学院保卫处将其带离接待场所，进行适当处理;
学院各单位在获悉可能造成社会影响的重大、紧急信访信息后,应当果断依法采取必要措施，首先控制好局面，防止事态扩大造成不良后果,同时立即报告学院办公室和有关学院领导，危急情况要立即报警。
学院办公室和各单位负责信访工作的人员,对于上级单位转来的、收到的信函、电子邮件、电话及来访等信访事件后,要认真做好登记，填写《郑州科技学院信访工作处理单》《郑州科技学院群众来访登记表》,详细登记信访人的姓名、工作单位、联系电话及信访事件、信访事由，并保持函件的完整性,以佐证投信的时间、地址等。对于接待来访人员,要做好询问记录,耐心听其意见，掌握其所反映的主要问题，了解过去承办的情况和结果;
对于能够由学院办公室和各单位信访人员直接处理的，可直接处理并答复，并填写“处理单”归档。不能直接处理的或者上访者对处理意见有异议而申请复议的,由各单位负责信访工作的人员在“处理单"上填写好办理意见，与信访材料装订在一起,送学院办公室,分管院领导包案处理;
学院办公室按照院领导批示转交有关部门办理,承办部门要按办理时限进行处理;学院办公室对事件进行跟踪,对超出时限没有办理的，学院办公室有责任催办、督办。各单位要把办理情况和处理意见以书面形式填写在“处理单”上,按规定时限报学院办公室，由学院办公室转有关院领导审定。问题涉及几个单位，由涉及的主要单位牵头,其他单位配合处理。如需要分管院长接待的,各单位领导要与学院办公室协商，确定分管院长接待的时间;
各单位将所有信访件“处理单”登记编号，将原件、领导批示、处理结果、答复等要清点整理、立卷、归档;
由学院各单位直接办理的信访事项应当在10个工作日内办理完毕,并视情况将办理结果答复信访人;情况复杂的，在征得学院办公室同意后,时限可以适当延长;
对学院办公室协调交办的信访事项，学院各单位应当自收到之日起10个工作日内办结,并将办理结果报告学院办公室;不能按期办结的，应当说明情况，并征得学院办公室同意。学院办公室认为对交办的信访事项处理不当的，可以要求有关单位重新处理;
信访人对学院各单位做出的信访事项处理决定，应当避守、执行;对处理决定不服的，除依照法律、行政法规的规定中申请复议或者提起行政诉讼之外,可以自收到处理决定书之日起30日内请示原办理单位复查。原办理单位应当自收到复查请求之8起10个工作日内提出复查意见。经复查，若信访事项处理决定正确，就不再重新处理;若信访事项处理决定确有错误,应当重新处理
学院各级党政领导应当及时分析信访事项反映的有关情况和师生群众的愿望，采取切实措施,不断改进工作。”
对于在信访工作中做出优异成绩的单位或个人，由学院予以表彰和奖励;
信访人提出的建议、意见被采纳,并在实践中证实对学院改革、发展、稳定富有贡献的，由学院给予表彰和奖励;
信访工作人员不履行职责,推诿、敷衍、拖延工作,或在信访工作中玩忽职守、徇私舞弊,给工作造成损失或责任事故的，视其情节给予批评教育或党纪、政纪处分;违反国家法律或构成犯罪的，移送司法机关处理;
信访人妨碍信访秩序的,情节轻微的由信访接待人批评教育,情节严重的通知学院保卫处采取有效措施予以制止，违反国家法律或构成犯罪的,移交司法机关处理;
本办法由学院院长办公室负责解释。
(一)院长岗位职责
1.院长是学院行政的最高负责人，在上级主管机关的领导下，对内担负学院行政工作的全面领导责任，实行依法治校；
2.带领广大教职员工坚持四项基本原则，认真开展贯彻党的路线，方针政策，和上级指示决定，全面贯彻党的教育方针，与时俱进，开拓创新，努力办特色学院，实现跨越式发展；
3.领导并负责制定和审定学院的长远规划，工作计划基建方案，财务预决算等重大问题；
4.建立以教学为中心的行政指挥系统，健全各项规章制度加强检查指导，完善学院的管理工作，积极推进教育教学方面的各项改革，提高学院整体管理水平；
5.对学院的教学、科研、人事，保卫、财务、总务、实验、实习、实训、招生等进行决策和指挥；
6.领导、督促、检查学院的教学和总务工作，努力提高教学质量，改善教学条件，完善教学设施，提高教职工的生活水平；
7.直接领导学院办公室、财务室人事处等行政部门的工作；
8.加强教职工队伍建设，不断提高教职工的综合素质，严肃院风院纪，搞好精神文明建设和校园文化建设；
9.加强学生思想政治和德育工作，关心学生成长，使学生在德、智、体、美等各方面全面发展；
10.负责主持院长会议、行政工作会议、院长办公室会议，协调各行政机构工作，充分发挥各部门的作用；
11.审批以学院名义发出的各类文件、报表，批办上级来文，处理涉外事宜，做好必要的对外接待工作；
12.定期向上级主管部门汇报学院工作。
(二)教务副院长岗位职责
1.认真执行党的教育方针和国家的法令、法规，上级指示和学院决议，以提高教学质量为中心，搞好教学部门的各项教学和管理工作；
2.组织制定教学工作的长远规划，专业教学计划，教学大纲以及各类实践性教学文件和资料，并贯彻实施；
3.负责审核教学各系(部)处室的工作计划及总结，下达教学任务，组织教学检查和教学质量评估；
4.负责领导制定实验实习实训教学计划，实验室建设规划以及管理制度；
5.负责主持教学部门工作会议，搞好教学检查与评比工作，组织交流教学工作经验，研究教学改进措施。
6.负责聚抓教学质量，深入教学第线，参加教学研究，教育教学改革活动，指导专业建设，办好重点专业；
7.负责招生与就业信息，及时了解社会要求，根据社会需要进行教学改革；
8.负责搞好师资队伍建设，制定专兼职教师队伍建设规划，的工作积极性；
9.负责全院性教学研究活动，做好教师职称评定和聘任工作；
10.负责组织分管处室的政治理论学习和业务学习；
11.直接领导教务处，实验实训现代技术中心，教育研究督导室等处室的工作；
12.办助院长做好教学人员，教辅人员和学生思想政治教育工作有；
13.完成院长委托的其他有关教学方面的工作任务，定期向院长汇报有关教学。
(三)总务副院长岗位职责
1.认真贯彻执行党的教育方针和政策以及上级主管部门的指示和学院决议，领导后勤系统职工树立为教学服务的思想，搞好服务育人工作；
2.根据学院工作计划，组织制定实施后勤工作计划，建立健全各项规章制度，不断提高科学管理水平;
3.负责领导学院基础建设，物资管理，房产管理、食全管理、医疗卫生、环境绿化、计划生育、后勤服务等工作，努力改善师生的生活、工作、学习条件；
4.加强后勤队伍建设，不断提高业务素质和思想水平，关心群众生活，调动全院师生的积极性和主动性，促进各项事业健康发展。
5.负责搞好食堂管理，完善经济承包责任制，不断提高伙食质量、卫生标准和服务态度，争创省级高校达标食堂；
6.负责组织制定后勤基本建设发展规划，经审批后实施;
7.负责组织分管处室的政治理论学习和业务学习，做好思想政治教育工作;
8.直接领导总务、伙食、基建、医务各部门及校办产业的工作;
9.完成院长交办的其他有关后勤工作任务。
(四)院长办公室岗位职责
1.负责学院行政工作计划、总结、规划、报告、决议、通知等起草工作；
2.负责行政公文的日常处理;
3.协助院长组织、协调、检查、督促各行政部的工作;
4.负责机要文件的收发、传阅和催办；
5.根据学院决定及领导指示，深入实际调查研究，总结经验，为领导决策提供有价值的意见和建义;
6.负责学院院印及院长印章的管理及使用工作，审核各行政单位印章的刻制，启用及旧印章的收缴和销毁，做好开具行政介绍信工作；
7.组织安排全院性行政方面的重大会议和活动，负责院长主持召开会议的准备、通知，记录及纪要的整理工作，并督促、检查会议决定的执行情况，并负责会议室。报告厅及学术厅的管理工作；
8.负责组织协调各部共同办理的综合性工作；
9.负责接待，处理日常行政工作和群众来信，来访，院长信箱信件等事宜；
10.负责全院作息时间、节假日及其值班安排事宜；
11.负责院领导、院办固定资产的管理工作，负责全院值班补助、电话补助的实核、造表工作；
12.负责上级机关、兄弟单位来院视察、参观、访问、联系等的接待工作和院领导的外勤服务工作；
13.负责学院“三级管理考核”的资料修订，督查落实和奖金分配等工作；
14.负责组织开展学院的对外联络合作和公共关系工作，并负责以学院名义发贺信、贺电和校情介绍等；
15.负责学院法人证书、组织机构代码、统计登记证及院领导身份证复印件、照片的使用和保管工作;
16.负责办理院领导日常办公事务和各项服务工作，做好院领导交办的事项；
17.负责档案的查阅、借阅和编研、开发及开展档案学术研究和交流活动等工作，并负责图书馆的建设和管理;
18.负责学院的人事工作；
19.负责学院的计划生育及其他相关工作;
20.负责完成上级部门交办的其他各项工作。
(五)行政例会
1.院长总结前段各项工作进展情况，通报学院的有关规定，布置近期行政工作；
2.分管院领导所布置的工作;
3.各部门通报、沟通、协调相关行政工作;
4根据工作计划，行政例会原则上每周安排一次。
(六)全院职工大会及会议纪律
1.全院教职工参加，由院领导向全院教职工报告学院行政工作情况，安排行政工作任务，表彰先进等;
2.全晓职工大会由院办组织召开，根据工作计划每学期召开3至4次，若有特殊工作需要，可临时召开全院职工大会；
3.会议应议题明确，议程合理，会议组织者应做好会议通知，考勤、会务等各项工作；
4.与会人员应按时到会，不迟到、早退，有事请假不得缺席，无放不参加者给予通报批评；
5.与会人员开会期间手机应调振动状态或关闭，保持会场安静，不在会场内随意走动，以免影响会议效果；
6.会议精神应及时传达落实，防止出现形式主义。
二、院长办公室规章制度
(一)公文处理管行规定
学院行政公文是学院在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文处理指公文的办理、管理、立卷、归档等系列相互关联、衔接有序的工作。院长办公室是我院行政公文处理的管理机构，主管全院的行政公文处理工作并指导各单位的公文处理工作。为使我院行政公文处理工作规范化、制度化，科学化，同时提高行政部门工作效率和质量，依据国务院《国家行政机关公文处理办法》及上级有关规定，特制定本办法。
（1）公文种类
决定:适用于对重要事项(工作)或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项；
公告:适用于向学院内外宣布重要事项或者法定事项；
通告:适用于公布全院各有关方面应当遵守或者周知的事项；
通知:适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文。传达要求各单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，发布规章，任免人员；
通报:适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况；
报告:适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问或者上级交办的事项；
请示:适用于向上级机关请求指示、批准;
批复:适用于答复校内各单位的请示事项；
意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法；
函:适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项；
会议纪要:适用于记载、传达会议情况和议定事项。
（2）公文格式
公文通常由眉首、主题和版记三大部分组成；
公文眉首部分包括:秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识(也称公文版头，一般套红印制）、发文字号、签发人等；
公文主体部分包括:标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期(印章)等;
公文版记部分包括:附注、主题词、抄送机关，印发单位、印发日期等。
（3）公文处理程序之发文
发文处理是指公文拟稿到发出和保管的整个运行过程。发文处理程序包括:交拟-拟搞-审核-签发-缮印-校对-用印-登记-分发-投送-立卷-归档-销毁等环节。
交拟是领导人将撰写公文的任务交给有关撰稿人员，它包括指定作者和明确任务两项内容。交拟内容要尽量详细,要向撰稿人员交政策、交意图、交要求、交写法;
拟稿是关系公文质量优劣的关键性环节，要求内容准确、主题突出观点鲜明、表达确切。撰稿人员完成写作任务后，要在文稿首页附上发文单,并按要求填写有关栏目;
审核是对公文草稿的市查核对,其主要任务就是对报拟出的文稿，从内容到形式上进行总的把关。凡是以院行政名义的行文,在送交院领导审批签发之前，均应送交院长办公室进行审核，然后送院领导签发;
签发是单位领导人对审核过的文稿进行最终审定并签署印发。草拟的文稿经签发即成定稿。签发文稿要按归口签发的原则进行。一般来说，先由分管领导人签发，然后由主管领导人签发。对于未经学院办公室审核而直接送院领导的文稿,院领导一般不应签发，防止造成文稿“倒流”。领导人在发文单上填写的签发意见要明确，要签署姓名和时间。签发完毕后，办公室工作人员要进行发文登记和发文编号；
缮印是根据领导人签发后的定稿，经过纳写或印刷制成正式文本。缮印要忠于定稿，印制格式要规范，要力求使每一份公文的外观形式都端庄、 美现、大方同时要注意做好保密工作;
校对是保证公文文字准确，避免出现错漏的重要环节。要严格按照校对要求和步骤进行校对,要正确使用校对符号并遵守使用规则;
用印是指在制成的公文落款处加盖发文单位的印章。除会议纪要外,其它公文一律要加盖印章。用印要以领导人签发为依据，要注意名称的统一 ,要保证印章字样的端正、清晰;
发文登记是对准备发出的公文进行统一记载，以便对发文进行清点、统计、控制、查找和回收。发文登记的项目要合理,登记要准确;
分发是依照发文的范围，对印制后的公文点份、写封、拣配、装封和加封。向外发出的涉密公文除了要封口之外,还要密封;
投送是通过一定形式，将公交送到受文单位。投送要准确、及时、安全,要严格履行登记手续。涉及国家秘密的公文要通过机要通讯部门投送;
立卷是各单位根据卷的分工将处理完华的具有在考和保存价值的公文，按照它们之间的联系组成宾卷。立卷要遵循公文形成的规律，保持公文之间的历史联系，便于保管、查找和利用的原则。立卷前，应参照归档范围,将需要归档指的公文收集齐全。学院档案室负责指导立卷工作;
归档是将一年来立成的所有案卷移交给学院档案部门集中保管;
销毁是对没有归格和存在价值的公文，经过鉴别和有关领导人批准后，定期销毁,销毁涉及国家秘密的公文要履行严格的登记和批准手续，并抽两人以上进行监销。
（4）公文处理程序之收文
收文处那是推对收进的交进行办理有保信的整个过程。收文处理程串包括签收-拆封-登记-筛选- 分发-传阅-拟办-批办-催办-查办-办复-立卷-归档-销毁等环节。
签收是收到公文后在对方送件登记簿上签字。签收时要认真细致做好检查、清点工作，核实无误后在送件登记簿上签署姓名和时间。行政系统的公文以及参加会议带回的文件材料统一由学校办公室签收;
拆封是办公室工作人员特有的职责,除被授权外,其他人员一律不得擅自拆封。对拆封后取出的公文要仔细清点，如发现有出入,应立即采取措施;
收文登记是对收到的公文，按照-定的要求进行编号,并记录公文的来源、时间、标题、去向和处理结果的工作。登记可采取簿册式登记、卡片式登记、联单式登记和电脑登记。登记时要逐项填写项目，防止出现漏登、重登和跳号现象。收文登记后，要在公文右上角加盖收文章;
筛选是对收文进行鉴别和类。通过筛选将重要的公文,分别缓急先后送领导人阅读,从而有效地减轻领导人的阅文负担，提高工作效率;
分发是将筛选后的公文分别送有关领导人、有关单位或承办人员。分发要保证主要领导、主管领导和主办单位的箭要优先分发。对于不能确定承办单位的公文，应按领导的批示意见分发;
传阅是办公室人员组织有关领导和单位轮流阅读公文。对于平件一般采取轮辐式传阅法(分传);对于急件、绝密件和密码电报采取专人送阅法;还可以利用机要阅文室集中阅读公文。传阅公文要严格控制阅读范围。办公室工作人员在组织传阅过程中要勤送、勤取、勤催;
拟办是办公室的负责同志对收文进行阅读后，提出初步处理意见,供领导同志斟酌参考。拟办意见要准确可行、简明扼要,并填写在“收文处理单"，的“拟办意见"栏内;
批办是单位领导人对收文如何办理作出批示意见。批办意见要明确提出处理的原则和方法,明确指定承办部门或承办人,并签署姓名和时间。批办意见要填写在“收文处理单”的“批办意见"栏内;
承办是有关单位的工作人员,根据领导的批办意见，按照来文的内容和要求,具体办理和执行来文精神。承办要落实责任、分清主次先后。对于需要几个单位会办的公文,主办单位要主动牵头,做好协商工作，协办单位要积极配合;
催办、查办是办公室工作人员对需要办理答复的公文，根据缓急情况和承办时限的要求,对承办单位及时进行督促、检查、催办、查办要注重实效,在落实上下功夫。常用的方法有:打电话、发函和登门催办、查办;
办复是在办理完毕后，将承办情况和结果及时向批示领导人和来文单位答复。需要办复的公文，无论上级、下级，还是平级和不相隶属单位的，都应做到件件有着落,事事有结果。办复后,承办者应将办复的结果、办复的形式及办复人的姓名、办复时间填写在“收文处理单”的“处理结果"栏内;
立卷、归档、销毁环节的工作要求与发文处理程序中的有关环节基本相同。
（5）公文处理要求
符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策及有关规定;
党政办公室对以党委和学院名义发出的文件，要做好审核工作，审核是否需要行文、公文内容、文字表述、文种使用、格式等是否符合有关规定，然后送分管院领导签发、内容和文字负责;
文件签发后，文书工作人员要做好文件的编号、缴写、抑、盖印和分发等工作。如遇有疑问或发现错误时，应向拟、核稿人在明修正，缮印文件律由拟稿单位校对， 要求做到缮印请晰、整洁，不出差错。公文除会议纪要外应当加盖印章。联合上报的文件，由主办机关加盖印章，联合下发的文件,联合机关都应加盖印;
以院党委和校行政名义发出的文件和底稿，应留存党政办公室;
情况要属实,观点要明确，条理要清楚,层次要分明，文字要精练，书写要工整，标点要准确，篇幅力求简短;
人名、地点、教学、引文要准确，时间应写具体的年、月、日,用词要准确，规范，在使用简称时，应先用全称,并加以说明,不写不规范的字;
公文中的数字,除成文时间,部分结构层次、序数和词、词组、惯用语、缩略词具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数码;
引用公文，应注明发文时间、时间、标题和文号;
正式文件均应使用发文稿纸拟稿，并准确确定文件的体式,应写明文件的标题,主送或抄送机关，印发份数。拟稿或部门负责人均应签字。文件应当标注主题词，上报的文件应当按照上级机关的要求标注主题词;
起草，修改或签批公文应使用规定的书写工具;党委或行政转发的文件，由党政办公室起草批语。
（三）信访工作管理暂定办法
为了保持学院各部门]同广大师生群众的密切联系,保护信访人的合法权益，维护信访秩序,根据国务院《信访条例》的有关规定，结合我院实际，制定本办法;
本办法所称信访,是指学院师生员工以及与学院各部门或师生员工有关联的当事人或组织采取书信、电话、传真、电子邮件、走访等形式,向学院各单位反映情况,提出意见、建议和要求,并由学院各单位按照规定进行处理的活动;
信访工作应坚持为学院工作的大局服务、为学院的改革和发展服务、为全院师生员工服务的原则;坚持分级负责、归口办理，谁分管、谁负责,遵循依法解决问题与思想疏导教育相结合的原则;对于学院各单位收到的信访事项,属于本单位职责范围内的，由各单位负责受理;属于其他单位职责范围内的，应及时上交学院办公室,由学院办公室批转给有关部门、单位受理;需要由学院解决的，应及时上交学院办公室受理;
信访工作人员发现来访人员有心理疾患的,应当立即通知其所在单位或者监护人将其接回;对不能控制自己行为、妨碍信访秩序的精神病人,可通知学院保卫处将其带离接待场所，进行适当处理;
学院各单位在获悉可能造成社会影响的重大、紧急信访信息后,应当果断依法采取必要措施，首先控制好局面，防止事态扩大造成不良后果,同时立即报告学院办公室和有关学院领导，危急情况要立即报警。
学院办公室和各单位负责信访工作的人员,对于上级单位转来的、收到的信函、电子邮件、电话及来访等信访事件后,要认真做好登记，填写《郑州科技学院信访工作处理单》《郑州科技学院群众来访登记表》,详细登记信访人的姓名、工作单位、联系电话及信访事件、信访事由，并保持函件的完整性,以佐证投信的时间、地址等。对于接待来访人员,要做好询问记录,耐心听其意见，掌握其所反映的主要问题，了解过去承办的情况和结果;
对于能够由学院办公室和各单位信访人员直接处理的，可直接处理并答复，并填写“处理单”归档。不能直接处理的或者上访者对处理意见有异议而申请复议的,由各单位负责信访工作的人员在“处理单"上填写好办理意见，与信访材料装订在一起,送学院办公室,分管院领导包案处理;
学院办公室按照院领导批示转交有关部门办理,承办部门要按办理时限进行处理;学院办公室对事件进行跟踪,对超出时限没有办理的，学院办公室有责任催办、督办。各单位要把办理情况和处理意见以书面形式填写在“处理单”上,按规定时限报学院办公室，由学院办公室转有关院领导审定。问题涉及几个单位，由涉及的主要单位牵头,其他单位配合处理。如需要分管院长接待的,各单位领导要与学院办公室协商，确定分管院长接待的时间;
各单位将所有信访件“处理单”登记编号，将原件、领导批示、处理结果、答复等要清点整理、立卷、归档;
由学院各单位直接办理的信访事项应当在10个工作日内办理完毕,并视情况将办理结果答复信访人;情况复杂的，在征得学院办公室同意后,时限可以适当延长;
对学院办公室协调交办的信访事项，学院各单位应当自收到之日起10个工作日内办结,并将办理结果报告学院办公室;不能按期办结的，应当说明情况，并征得学院办公室同意。学院办公室认为对交办的信访事项处理不当的，可以要求有关单位重新处理;
信访人对学院各单位做出的信访事项处理决定，应当避守、执行;对处理决定不服的，除依照法律、行政法规的规定中申请复议或者提起行政诉讼之外,可以自收到处理决定书之日起30日内请示原办理单位复查。原办理单位应当自收到复查请求之8起10个工作日内提出复查意见。经复查，若信访事项处理决定正确，就不再重新处理;若信访事项处理决定确有错误,应当重新处理
学院各级党政领导应当及时分析信访事项反映的有关情况和师生群众的愿望，采取切实措施,不断改进工作。”
对于在信访工作中做出优异成绩的单位或个人，由学院予以表彰和奖励;
信访人提出的建议、意见被采纳,并在实践中证实对学院改革、发展、稳定富有贡献的，由学院给予表彰和奖励;
信访工作人员不履行职责,推诿、敷衍、拖延工作,或在信访工作中玩忽职守、徇私舞弊,给工作造成损失或责任事故的，视其情节给予批评教育或党纪、政纪处分;违反国家法律或构成犯罪的，移送司法机关处理;
信访人妨碍信访秩序的,情节轻微的由信访接待人批评教育,情节严重的通知学院保卫处采取有效措施予以制止，违反国家法律或构成犯罪的,移交司法机关处理;
本办法由学院院长办公室负责解释。
